1、秘密文件、资料的收发应由保密员负责。因特殊情况,保密员不在单位时,可由单位领导指定专人负责。
2、秘密文件、资料的收发应采用保密部门统一印制的收(发)文登记簿进行登记,以规范管理。登记的项目一般包括收(发)文时间、收(发)文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数、收(发)文编号(即按年度编排顺序号)等。各项登记均应准确,无误。
3、收发秘密文件、资料,必须履行签收手续,明确交接双方的责任。
接收秘密文件、资料的程序如下:(1)首先要检查包装是否完整,并将件数、发送编号、密级、收件单位与送件单位的《投递回执清单》进行认真对照,核实无误后,在回执清单上签上姓名、日期和加盖文件收发专用印章,证明已经收到。(2)签收后即打开包装,检查是否存在错发或数量不对等现象。如发现问题,要及时向发出单位查询,防止漏失。如无差错,应随即在收文登记簿上进行登记,并在文件、资料的首页上方加盖本单位的收(发)文印章,并填上收文编号和日期。 对外发出秘密文件、资料,必须严格按照规定的范围发放,不得擅自扩大范围。程序如下:(1)按照确定的发放范围,在发文登记簿上按对应的栏目要求进行登记。(2)在文件、资料首页上方盖上单位的收(发)文印章,用号码机打上发文编号。(3)在信封面左上方标志好秘密等级及发文编号,并准确书写收件单位的地址和名称。(4)核点数量并进行封装。如果在同一信封内装几份或几个不同内容的秘密文件时,要在发文登记簿上记录清楚,信封面上要标明其中的最高密级。(5)秘密文件发出前,要认真清点核对,确保收件单位、发文编号、密级准确。(6)由单位通信员或保密员按发放范围发放。
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